Achter de schermen: docent Rogier Haasnoot over zijn ervaringen in het managementteam van Tiësto

Vanaf augustus 2006 tot mei 2009 zat Rogier Haasnoot in het het managementteam van DJ Tiësto. Zijn jarenlang opgedane kennis van de muziekindustrie deelt hij momenteel als enthousiaste docent aan de Fontys Academy in Tilburg. Wij zijn benieuwd naar deze interessante lessen en vroegen hem o.a. naar het opzetten van een wereldtour, de valkuilen voor een manager en goede tips voor beginnende artiesten.

Voordat wij terugkijken naar jouw tijd met Tiësto, hoe ziet jouw werkend leven er momenteel uit?

'Op het moment geef ik les op de Fontys Academy for Creative Industries in Tilburg. Hierbij ligt de focus op muziek en evenementen. Voordat ik in het onderwijs terecht kwam, ben ik begonnen bij Prime Time Management, destijds het management team van Tiësto. Binnen dit team was ik met name verantwoordelijk voor alle logistiek rondom shows. Ook hield ik mij deels bezig met de marketing en PR.'

'Na een aantal jaar bij Prime Time zijn we met een aantal jongens een nieuw bedrijf gestart: Unlimited Productions & Unlimited FX, een bedrijf gericht op technische producties voor artiesten, publieksevenementen, zakelijke evenementen en festivals. Na dit enkele jaren gedaan te hebben, kwam ik uiteindelijk als docent bij Fontys terecht. Hiernaast ben ik ook nog personality coach, een soort mentor, voor artiesten.'

Tiësto

Hoe zag zo’n professioneel team van Tiësto er eigenlijk uit?

'Ons team bestond uit veel verschillende onderdelen, waardoor we eigenlijk alles in-house hadden. Hierdoor hoefden wij amper andere partijen in te schakelen. Zo hadden we onze eigen boeker, ons eigen platenlabel en we deden zelf de producties van de shows. Voor de kleinere clubshows hadden we gewoon een klein tourteam van 3 of 4 man. Bij grote eigen producties en stadionconcerten waren we meestal met een man of 30 onderweg. Dit waren zowel mensen van het management, als licht, geluid en visuals. Lokaal maakten we vooral gebruik van stagehands voor het opbouwen van de shows. En bij echte grote shows, die bijvoorbeeld werden opgenomen, had je ook nog een heel productieteam qua video rondlopen. Dat was dan ook weer een man of 20, dus reken maar uit.'

Met zo’n groot team lijkt het mij een hele opgave om alles tot in de puntjes te regelen voor een tour. Hoe pakten jullie deze planning aan?

'Poh, heb je even? Als team begin je natuurlijk met het ontwikkelen van je show. Hierna ga je kijken waar je de show kan verkopen. Je kijkt natuurlijk ook waar jouw fans zitten en waar je sowieso wilt staan. Ook moet erop gelet worden dat je logisch gaat reizen, hierbij komt een hele logistieke planning kijken. Voor welke landen heb je visa nodig? Ga je al je crew invliegen of ga je ook van lokale krachten gebruik maken?'

'Verder is het belangrijk dat de show aangepast kan worden, want niet iedere locatie is geschikt voor dezelfde show. Vervolgens ga je promotors zoeken in de uitgekozen landen. Heel kort door de bocht gezegd gaan zij voor jou opzoek naar een geschikte locatie, waarna ze jou betalen en jij ervoor zorgt dat de show er komt te staan. Al met al komt er dus heel veel kijken bij het plannen van een tour.'

Hoeveel invloed heeft een artiest zelf eigenlijk op het verloop van een tour?

'Als het goed is, gaat dat in overleg met het management en wordt hij daarin geadviseerd door het team. Ik denk dat het heel belangrijk is dat een artiest altijd op de hoogte is en daar zijn eigen invloed op heeft. Uiteindelijk is hij degene die moet presteren, en zich prettig moet voelen met waar hij staat en wat hij doet. Bij ons werd er altijd overlegd met de artiest over de plannen.'

Is dit ook het uiteindelijke doel van een manager of managementteam, dat de artiest zich alleen nog maar hoeft te focussen op muziek maken terwijl het team de rest regelt?

'Ja, een manager bewaakt de lange termijn visie. Hij zorgt voor alle onderhandelingen en neemt alles uit handen van de artiest, zodat de artiest zich volledig kan focussen op de muziek. Ik vind wel dat bij een goed management de manager een sturende en adviserende rol heeft, maar uiteindelijk beslis je samen als team. Een artiest moet altijd eindverantwoordelijke zijn over beslissingen, waarin hij natuurlijk geadviseerd wordt door de manager.'
 

Om hier meteen op in te haken, wat zijn de grootste valkuilen in de relatie tussen de artiest en een manager?

'Ik denk dat slechte communicatie toch wel een van de grootste valkuilen is. Een artiest is bezig met zijn muziek, terwijl een manager achter de schermen bezig is met van alles, terwijl de artiest niet op de hoogte wordt gehouden. Zo kunnen sommige beslissingen heel raar overkomen. Zo krijg je wel eens scheve gezichten van artiesten; Waarom heb je dit gedaan, daar had ik veel meer geld kunnen verdienen! Maarja, misschien is er vanuit de manager wel een bepaalde tactiek geweest om ergens binnen te komen, zodat er op de lange termijn meer geld verdiend kan worden.'

'Wat ook heel belangrijk is, is het maken van goede afspraken op het gebied van vergoedingen. Want uiteindelijk kan geld heel veel kapot maken. Je kan iemand een vast salaris geven, maar je kunt bijvoorbeeld ook werken met percentages van iedere boeking. Hiermee geef je een manager extra aansporing om constant het onderste uit de kan te halen.'

Waar ben je als team mee bezig in de dagen rondom een show?

'Bij een eigen productie kun je je voorstellen dat, uitgaande van een show op zaterdag, het grootste gedeelte van het team op dinsdag aanwezig is om te beginnen met opbouwen. Licht, geluid, stage, noem maar op. Die hebben dus allemaal een hotel, vlucht, pick-ups etc. nodig. Dus dan begint het hele proces al. Er ging dan altijd al 1 productieman mee. Meestal kwam ik of een collega 1 dag voor de show aan, om alles voor te breiden qua pers, backstage, hotel en om ervoor zorgen dat alles aanwezig is wat aanwezig moet zijn.'

'Op de dag zelf komt de artiest, omdat die vaak op de vrijdag nog een show had, met de rest van het tourteam. Dan ga je samen eten, pers doen, laatste voorbereidingen treffen en de show draaien. Daarna natuurlijk afbouwen, waarvoor onze productieman verantwoordelijk was. Ik ging dan meestal gewoon mee met de artiest naar het hotel.'

Zijn er eigenlijk nog grote verschillen tussen binnenlandse- en buitenlandse shows?

'Organisatie is toch wel het grootste verschil. In Nederland zijn wij heel erg verwend. Zeker in die tijd, zo’n 10 jaar geleden, waren promotors vaak niet gewend om met zo’n groot team om te gaan. Waar DJ’s normaal met een man of 2 aankwamen, kwamen wij met zo’n 40 man aan bij een grote, eigen productie. Dus dat was toentertijd heel erg vernieuwend.'

'Ik denk verder dat het niet altijd persé per land scheelt, maar ook heel erg per promotor. De een heeft zijn zaken heel goed voor elkaar, en de andere wat minder. Dat was dan ook de reden dat ik vaak wat eerder aankwam, om ervoor te zorgen dat alles voor de artiest goed geregeld was. De ene keer moest je hier heel hard voor vechten, en de andere keer had de promotor alles prima voor elkaar.'

Voor een wereldartiest als Tiësto is het natuurlijk handig om zo’n groot team te hebben. Maar hoe belangrijk vind jij een goed management voor kleinere en beginnende artiesten, wat hebben zij echt nodig?

'Dat vind ik lastig. Als je een kleine artiest bent, vind ik eigenlijk dat je nog geen management moet nemen. Dit kost simpelweg te veel geld. Op het moment dat je heel veel werk gaat krijgen ga je een manager nodig hebben, zodat jij je als artiest zijnde bezig kunt houden met je muziek en een manager de rest uit handen kan nemen. Als jij als kleine artiest bij een management gaat zitten met grote artiesten, dan ben jij niet hun prioriteit. Ze zullen dan alleen met je werken als het hen iets oplevert. In het begin moet je er vooral voor zorgen dat je jouw muziek aan de man brengt, hiervoor heb je niet meteen een manager nodig. Maak gebruik van je eigen netwerk en laat mensen je helpen. '

Heb je misschien nog een paar andere tips voor artiesten en hun team die voor het eerst op tour gaan of die net beginnen met touren?

'Bereid het goed voor. Er is een documentaire over een rockband, Story of Anvil. Deze documentaire gaat over een rockband die vroeger met grote namen op het podium stond. Zij willen opnieuw gaan touren door Europa, die tour werd geregeld door de Poolse vriendin van de gitarist. En dan zie je eigenlijk alles wat fout kan gaan; van logistiek totaan betalingen (zorg dat je van tevoren betaald word en niet achteraf!). Zorg gewoon dat alles piekfijn geregeld is en dat er duidelijke afspraken gemaakt zijn.'

'En voor de rest, zeker als je net begint met touren, stel niet teveel eisen. Zorgt dat je de muziek aan de man kan brengen. Als jij je tijdens een tour als een enorme lul gaat gedragen, zegt die promotor ‘voor jou 10 anderen’, waarna je niet meer geboekt zult worden. Dus gewoon alles goed regelen, goed faciliteren en vooral niet te hoog van de toren blazen. Eisen mag je hebben, maar dan moet je wel een gevestigde naam zijn. En natuurlijk moet je ook gewoon genieten. Het is je passie, blijf het ook als je passie zien.'

Moet je er ook voor zorgen dat de rest van het team er echt een passie voor heeft? Of mag het voor hen wel werk zijn?

'Een deel van beiden zou ik zeggen. Wij waren allemaal heel dedicated naar Tiësto toe, wij konden ook heel goed met elkaar opschieten, wat natuurlijk heel belangrijk is als je continu met elkaar onderweg bent. Anders wordt het een lastige tour.'

Was jouw relatie met Tijs dan meer een persoonlijke- of een zakelijke relatie?

'Een combinatie. Je moet heel zakelijk kunnen zijn, maar je moet ook lol kunnen maken. Je moet elkaar kunnen vertrouwen en als je met elkaar tourt heb je natuurlijk ook andere gesprekken dan over werk, en dat moet ook kunnen. Als je dat niet hebt, dan wordt de tour heel eenzaam. Maar zorg er ook altijd voor dat je rustmomenten pakt en kans hebt op privacy. Promotors waren er niet blij mee, maar bij ons moest iedereen zijn eigen kamer hebben. Als je constant met iemand op 1 kamer zit, wordt je gek. Je wilt gewoon af en toe even niks om je heen hebben.'

Op het moment ben je natuurlijk docent. Mis je het de muziekindustrie echter niet? Heb je nog toekomstplannen in de muziekindustrie of iets dergelijks?

'Toekomstplannen maak ik niet, maar ik zou wel graag weer terug willen in de creatieve industrie. Ik doe soms nog wel wat kleine dingetjes, en dat vind ik heel erg leuk. Maar ik wil niet meer zo’n hectisch leven als voorheen, waar ik altijd weg ben. Die onregelmatigheid is lastig te combineren met mijn gezin, dus ik heb er bewust voor gekozen dat er meer regelmaat moet zijn in mijn leven.'

'Ik vind lesgeven heel leuk, zeker het werken met jonge studenten geeft mij heel veel energie. Maar ik mis het snelle leven wel eens. Het onderwijs is toch enigszins stug, zeker als je iets gedaan wilt krijgen. In de muziek- en evenementenwereld wordt het vaak gewoon gedaan. Op school moet het eerst langs verschillende managementlagen, moet iedereen er wat van vinden en mag je hopen dat het doorgaat, waarnaar je uiteindelijk een halfjaar verder bent. Of een jaar, twee jaar. En dat vind ik wel eens jammer. Het is natuurlijk logisch en ik doe het met liefde, maar ik heb er wel eens moeite mee.'

Gerelateerde blogs van Gigstarter:

• Meet the Team: Marleen Wanningen, Community Manager Benelux

• Fulco Polderman (Warner Music): de kracht van marketing voor artiesten

• Achter de schermen: Muziekproducer Crip Theeuwes