Muziek door de ogen van een advocaat: handige tips over boekingen en optredens

Door Sander Petit op 18-06-2019

Het boeken en verzorgen van optredens is het mooiste wat er is. Aan de voorkant lijkt het optreden alleen om het afspreken van datum, tijd, plaats en gage te gaan, maar aan de achterkant komen daar contracten, belastingen, verzekeringen en veel meer bij kijken. Het stroomlijnen van die zaken, helpt jou relaxter op het podium te staan. Om dat doel te bereiken heb ik, als muziekadvocaat, op verzoek van Gigstarter een artikel geschreven over het wel-en-wee van boekingen en optredens.

Regels, regels, regels…

Ik kan een boek schrijven over de wetten, regels, rechtspraak en branchegebruiken in de muziekindustrie en dat gaat vanzelfsprekend de reikwijdte van dit artikel te buiten. Ik beperk mij daarom tot een 4 hele praktische tips:

1. Maak duidelijke afspraken;
2. Regel je belasting en kosten;
3. Oriënteer je op verzekeringen;
4. Maak gebruik van algemene voorwaarden.

SanderMuziekadvocaat Sander Petit, foto: Wouter Wolfkamp / Nortoir

Overeenkomsten en contracten

Een overeenkomst of verbintenis is kort gezegd en afspraak tussen twee partijen over wat ze met elkaar of voor elkaar zullen gaan doen of laten. Het aanbod van de één moet daarbij worden aanvaard door de ander. Uit deze afspraak volgen rechten en plichten voor beide partijen. De artiest komt optreden, de opdrachtgever betaalt, daar komt het eigenlijk op neer.

Als een overeenkomst “op papier” is gezet, dan spreken we van een contract en dus van contractenrecht. Een overeenkomst kan ook mondeling zijn. Lastig te bewijzen, maar het is even rechtsgeldig. WhatsApp-, Messenger en Instagram-berichten zijn trouwens ook gewoon rechtsgeldig, maar om de afspraken overzichtelijk bij elkaar te hebben, raad ik toch een boekingscontract aan. Zo’n contract hoeft helemaal niet in moeilijke of formele taal te zijn opgesteld. Het belangrijkste is dat beide partijen weten waar ze aan toe zijn: wie doet wat, wanneer en onder welke voorwaarden en wat krijgt diegenen daarvoor wanneer en op welke wijze betaalt.

Als je carrière wat verder gevorderd is, dan kun je ook eens denken aan afspraken over de berekening van de netto-vergoeding, opschortings- en annuleringsregelingen, het gebruik van jouw rechten van intellectueel eigendom en natuurlijk die 2.000 witte rozen in je kleedkamer.

Als je eenmaal bent geboekt, dan kan het natuurlijk voorkomen dat je geen uitvoering meer wil of kan geven aan het boekingscontract. Let daarbij goed op, want je kan niet altijd zomaar cancellen.

stonedOptreden doen veel artiesten het liefst, zoals Stoned Therapists tijdens de Gigstarter Artist of the Year finale

Kosten

Misschien een inkopper, maar bewaar bonnetjes van al je zakelijke uitgaven. Dit scheelt uiteindelijk vrij veel in de belasting die je moet betalen. Ik ken redelijk wat artiesten die enorme bedragen aan belasting moesten betalen en geen bewijs hadden van kosten die ze (anders) daarvan in aftrek hadden mogen nemen. Zonde!

Check de website van de Belastingdienst voor meer informatie over belasting en kosten.

Laag btw-tarief
Sinds 1 januari 2019 is een nieuw btw-tarief van toepassing op (onder andere) optredens. Het lage btw-tarief was hiervoor 6% en is nu 9% geworden. Dit moet je natuurlijk aanpassen in je administratie en in je offertes en facturen.

Stel dat je in 2018 een vooruitbetaling hebt ontvangen voor optredens die je pas in 2019 gaat doen, dan mag je daarover nog 6% berekenen. Dit heeft natuurlijk alleen zin als je voor particulieren werkt of voor ondernemers die geen btw kunnen verrekenen. De vooruitbetaling zelf overigens wel echt al in 2018 zijn ontvangen. Of jij je prijzen verhoogt voor particulieren die geen btw kunnen verrekenen, is natuurlijk helemaal aan jou. De btw-verhoging zou daarvoor wel een goed argument kunnen zijn.

Stel dat je pas in 2019 een factuur verstuurt voor een optreden dat je in 2018 hebt gedaan, dan wordt het tarief bepaald door wie jouw opdrachtgever is. Als dat een particulier is, dan mag je nog 6% berekenen, maar is het een ondernemer / bedrijf, dan moet je al 9% doorberekenen. Dit komt omdat je het btw-tarief moet vaststellen op het moment dat je de btw verschuldigd wordt. Dat is doorgaans het moment waarop je jouw factuur verstuurt of, als je niet verplicht was om een factuur te sturen (bijvoorbeeld als je voor een particulier hebt opgetreden), tijdens of na het optreden.

Ik schreef eerder een wat uitgebreider stuk over deze btw-verandering op mijn website.

DJDeze blog is voor alle soorten formaties: bands, ensembles, solo-artiesten en ook DJs zoals hier DJ Mike Gerritsen tijdens ADE

Verzekeringen

Een ongeluk zit vaak in een klein hoekje. Je kan alleen niet met alle kleine hoekjes rekening houden. Ongelukken houden ook geen rekening met jou en dat kan een goede reden zijn om je ertegen te verzekeren. Zo kun je bijvoorbeeld een boekingsverzekering afsluiten. Zo’n verzekering maakt het mogelijk om jezelf te verzekeren tegen het wegvallen van inkomsten door het niet kunnen voldoen aan contractuele verplichtingen. Je kan natuurlijk ook een cascoverzekering afsluiten met dekking voor muziekinstrumenten, licht- en geluidsapparatuur, decors, podiumkleding en bijvoorbeeld rekwisieten die je gebruikt bij je optreden.

Algemene voorwaarden
De aansprakelijkheid die kan voortvloeien uit bovengenoemde voorbeeld-ongelukjes kun je natuurlijk afdekken in je algemene voorwaarden. Daarbij spelen 2 dingen een rol. Ten eerste moet je algemene voorwaarden hebben en ten tweede moet je de algemene voorwaarden op jouw boekingen van toepassing kunnen verklaren. Dit laatste houdt in dat de algemene voorwaarden van de promotor of het evenement, dus niet van toepassing zijn. Soms heb je daar wat onderhandelingskracht voor nodig, maar als het zo lukt, dan is dat mooi meegenomen.

Nog even over die algemene voorwaarden: dit zijn kortgezegd de spelregels die gelden voor je overeenkomsten. Het zijn een soort afspraken naast de afspraken die je direct over de boeking maakt. Daarin zit dan ook het belangrijkste verschil; algemene voorwaarden mogen niet over de kern van de overeenkomst gaan, dus niet over de datum van het optreden, de prijs, etc., maar wel over aansprakelijkheid, overmachtssituaties, betalingsafspraken en bepaalde garanties.

Als je algemene voorwaarden goed gebruikt, dan hoef je niet telkens opnieuw met nieuwe klanten dezelfde voorwaarden af te spreken en is voor het sluiten van een overeenkomst al duidelijk welke afspraken gelden. Dat laatste is echt heel belangrijk. Het is belangrijk om jouw algemene voorwaarden op tijd kenbaar te maken, anders heb je er niets aan. “Op tijd” wil zeggen: wanneer je de offerte verstuurt of als laatste bij het sluiten van de boekingsovereenkomst. Stuur de algemene voorwaarden altijd mee in pdf en zorg ervoor dat jouw opdrachtgever deze kan opslaan en later nog eens kan nalezen.

sander2Sander tijdens een presentatie bij de DJ Mag NL, foto: Onno-Quint Wasim

When the shit hits the fan…

Rechtbank Amsterdam deed laatst een interessante uitspraak over het voorgaande. De feiten waren als volgt. Partij A heeft een eenmanszaak, waarmee hij zich bezighoudt met het verzorgen van licht en geluid. Partij B treedt af en toe op als DJ en heeft van A een dj-set gehuurd om op te treden bij Partij C. Partij B, de dj en huurder, moet bedrag X en een borg van € 500 betalen aan Partij A, de verhuurder. Na zijn optreden, loopt de dj naar zijn auto en wordt beroofd van zijn telefoon en de dj-set. Beide partijen zijn de set kwijt en de verhuurder stuurt daarom een factuur aan de dj / huurder van € 6.385,17. Wat nu?

De rechtsregel over wanprestatie en schadevergoeding luidt volgens de rechter als volgt: “Bij een tekortkoming in de nakoming van een verbintenis is de schuldenaar verplicht de schade te vergoeden die de schuldeiser daardoor heeft geleden, tenzij de tekortkoming de schuldenaar niet kan worden toegerekend. Dat is het geval indien de tekortkoming niet te wijten is aan zijn schuld en bovendien niet krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.”

De rechter is echter van mening dat er in dit geval sprake is van overmacht. De dj kon niet zoveel doen aan de beroving, ondanks dat hij alleen, ’s nachts in De Bijlmer over straat liep met dure apparatuur. De rechter vond dat het logisch was dat de dj met de apparatuur van de zaal naar zijn auto moest lopen en vond het niet aannemelijk dat de dj daarbij onverantwoorde risico’s heeft genomen. Het is daarom naar mijn mening belangrijk dat je in je boekingscontract opneemt dat je een parkeerplek vlak bij de optreedlocatie krijgt en voor de leveranciersingang kan parkeren. Bij grotere locaties kan het daarbij handig zijn om af te spreken dat iemand je helpt met de apparatuur op het moment dat dit van A naar B moet worden vervoerd.

Maar goed, de dj-set werd dus gejat en de verhuurder liep daardoor aanzienlijke schade op. De rechter kijkt bij de vergoedingsvraag naar de professionaliteit van partijen en ziet de situatie als volgt: de verhuurder had geen verzekering afgesloten voor de door hem verhuurde apparatuur, omdat in de algemene voorwaarden staat dat diefstal voor risico van de huurder is. Partijen hebben de huurovereenkomst niet schriftelijk vastgelegd. Helaas had de verhuurder zijn algemene voorwaarden niet op de juiste manier aan de dj ter hand gesteld. De voorwaarden zijn daarom niet van toepassing tussen partijen. Helaas voor de verhuurder, komt onder deze omstandigheden, de tekortkoming van de dj naar verkeersopvattingen voor rekening en risico van verhuurder. De verhuurder is dus zijn dj-set kwijt, moet de proceskosten van de dj betalen én moet de borg terugbetalen. Dat is echt heel zuur. Maar, het toont wel het belang van verzekeringen, goede contracten en algemene voorwaarden aan. Een gewaarschuwd mens telt voor twee!

Vragen?

Met bovenstaande tips kun jij goed voorbereid aan je boekingen beginnen en jouw bedrijfsvoering als artiest verder professionaliseren. Algemene voorwaarden bieden dus een extra stukje zekerheid. Als je daarbij ook nog eens bent verzekerd én je goede contracten gebruikt, dan ben je optimaal beschermd. Ik help je graag bij de analyse van jouw situatie en het opstellen van de benodigde documenten, zodat jij zorgeloos op het podium kan staan shinen. Dat klinkt als muziek in de oren toch?

Sander Petit is advocaat in de creatieve sector en heeft een sterke focus op de muziekwereld. Hij is gespecialiseerd in media- en entertainmentrecht en heeft gewerkt voor diverse artiesten uit de DJ Mag Top 100, management- en boekingskantoren, platenmaatschappijen en uitgevers, festivals, promotors en muziekwebsites. In oktober 2017 heeft hij Petit Legal opgericht en is hij partner geworden bij AdvocatenvanOranje. Sander staat inmiddels ook bekend als “De Dance-advocaat” en spreekt als zodanig op diverse muziekopleidingen en -beurzen. Neem een kijkje op zijn website voor meer informatie: https://www.danceadvocaat.nl

Wil je meer weten over de muziekindustrie, tips voor artiesten en Gigstarter? Lees dan onze blog.

Gigstarter maakt live muziek toegankelijk voor iedereen. Op gigstarter.nl vind en boek je gemakkelijk live muziek voor jouw feest. Deze service is voor zowel de artiest als boeker volledig kosteloos. Neem een kijkje op de site en volg ons op Facebook om op de hoogte te blijven van Gigstarter evenementen en nieuw talent.

Minder gedoe. Meer muziek.


Tags: sander petit advocaat, boekingen, gigstarter